Les licences de Microsoft : laquelle pour vous ?

Qu’est-ce que la suite Office 365 ?

Par la suite Microsoft 365, on entend les outils de bureautique développés par Microsoft.

• Outlook envoie et reçoit vos e-mails. Il met aussi à votre disposition un calendrier pour vos rendez-vous, la gestion de vos tâches et de vos contacts.
• L’application Excel est un tableur électronique. Elle vous sert à faire des calculs automatisés, à organiser vos données en tableaux, graphiques et à créer des bases de données.
• Word est un logiciel de traitement de texte. Il vous permet donc de mettre en forme un texte brut avec différents outils de mise en page et de le peaufiner avec des outils linguistiques par exemple.
• PowerPoint crée des présentations sous forme de diapositives. Elles peuvent contenir des textes, des vidéos, graphiques, etc. Des outils d’animation et de mises en page sont aussi proposés.
• Publisher est un logiciel de publication assistée par ordinateur. Il permet d’éditer des cartes de visite, des calendriers, des newsletters et des cartes de vœux. Cette application n’existe qu’en version PC contrairement aux autres qui peuvent être sur le cloud.
• Access aide à la création et à la gestion de bases de données. Vous pouvez établir des relations entre ces différentes bases et créer des requêtes avec le langage SQL. Cette application n’existe qu’en version PC contrairement aux autres qui peuvent être sur le cloud.
• OneNote vous permet de prendre des notes. Elle vous aide à vous organiser dans votre travail en écrivant ce qui ne doit pas être oublié.

Tous les fichiers créés à partir de ces applications peuvent être partagés avec vos collaborateurs à l’aide de différents outils.

Quels sont ces outils collaboratifs ?

En effet, Microsoft a aussi développé des outils de collaboration pour vous aider à partager des fichiers, communiquer en instantané ou vous appeler en visioconférence.

• Teams est une plateforme de collaboration vous permettant de communiquer par visioconférence, appels audios (pour les internes), messagerie instantanée et de partager vos fichiers entre collaborateurs. À présent, vous pouvez aussi y intégrer votre téléphonie d’entreprise pour l’intégralité de vos appels. Avec notre offre TeamsPhony, vous appelez en illimité les personnes de votre choix aussi bien en national qu’international.
• SharePoint sert à créer des sites web d’équipe ou de communication pour stocker et partager du contenu en interne. D’autres fonctionnalités comme les flux de travail personnalisés visent à améliorer le travail en équipe.
• OneDrive est un espace de stockage dans le Cloud pour stocker, partager des fichiers de tout type et y collaborer.

Bien d’autres outils de collaboration sont proposés par Microsoft (Yammer, Planner, Forms, etc.) mais ce sont les principaux.

Maintenant que les présentations sont faites, on peut maintenant parler des licences et de leurs différences.

Les licences pour les entreprises de moins de 300 salariés

Lorsque votre organisation comprend moins de 300 salariés, vous pouvez vous équiper de licences Business.

• La licence Microsoft 365 Apps for business propose les applications Office 365 en version cloud et bureau. Vous pouvez ainsi y accéder du web ou les installer sur vos appareils (PC, tablettes, etc) pour profiter pleinement de leurs fonctionnalités. Vous bénéficiez aussi du service de stockage en ligne OneDrive.
• La licence Microsoft 365 Business Basic vous propose aussi la suite Office 365, mais en Cloud. Elle y ajoute une boîte mail professionnelle et les autres outils de collaboration Microsoft.
• La licence Microsoft 365 Business Standard reprend la précédente, mais permet d’installer en client riche :
  • 5 licences du Pack Office sur PC ou Mac.
  • 5 licences du pack Office sur tablette ou smartphone.
• La licence Microsoft 365 Business Premium reprend les caractéristiques de la Microsoft 365 Business Standard en y ajoutant une couche supplémentaire de sécurité. Elle renforce la sécurité autour de la gestion de l’identité, des appareils et des applications. Vous avez la possibilité d’utiliser notamment le RDS, l’Information Protection (crypter, prévenir les pertes de données), l’Office 365 ATP (pour protéger la messagerie des logiciels malveillants et des virus), l’Azure Information Protection (réglementations sur les documents, crypter des documents et les contrôler), Data Loss Prevention (contrôle des transferts de mail à données sensibles). Vous bénéficiez aussi de la mise à jour vers Windows 10 Business, d’InTune, Windows Virtual Desktop (pour faire du travail à distance de manière hyper sécurisée).

Pour en savoir plus, nous vous avons concocté un article sur les avantages de cette licence consultable en suivant ce lien.

Les licences pour les entreprises de plus de 300 salariés

Lorsque votre organisation comprend plus de 300 salariés, une autre catégorie de licence s’offre à vous : les licences Entreprise. Elles existent alors en deux versions : les Office 365 et les Microsoft 365.

Qu’est-ce qui les différencie ?

Les licences version Microsoft 365 ajoutent une couche de sécurité supplémentaire aux licences Office 365.

Ainsi, vous êtes davantage protégé sur les sujets tels que l’identité des utilisateurs, les appareils, les données et bien d’autres.

Ainsi en Office 365 :

• La licence Office 365 E1 correspond à la licence Business Basic pour 300 personnes. Elle propose les mêmes fonctionnalités. Vous pouvez choisir d’installer l’add-on Microsoft Teams Phone Standard pour traiter vos appels professionnels avec Teams.
• La licence Office 365 E3 correspond à la Business Standard avec des fonctionnalités telles que RDS pour se connecter à distance et l’Information Protection (AIP) pour gérer vos données sensibles. Vous bénéficiez aussi des versions plus avancées de SharePoint, d’Exchange et de OneDrive (plus de stockage). Vous pouvez installer le Microsoft Teams Phone Standard en plus.
• La licence Office E5 correspond à la E3 avec Microsoft Teams Phone Standard et l’Audio Conferencing intégrés. Vous profitez aussi des plans 2 des briques de sécurité ATP et Advanced Compliance. L’application Power BI Pro pour l’analytique et graphiques de données.
• La licence Office 365 F3 est destinée, comme les autres licences F (pour « Frontline workers »), aux travailleurs de première ligne qui utilisent souvent des postes partagés. Vous bénéficiez des applications Office 365 en applications et web. En revanche, la suite Office sera en lecture seule. Vous disposez aussi de Teams (avec restriction sur la création de réunion), Sharepoint, OneDrive et de la version web d’Outlook avec peu de Gigas de stockage.

Alors qu’en Microsoft 365 :

• La licence Microsoft 365 Apps for enterprise propose les mêmes applications que l’Apps for Business en y ajoutant un accès RDS. Il vous permet d’installer vos applications sur le serveur pour y accéder à distance.
• La licence Microsoft 365 F1 reprend les fonctionnalités de la licence Office 365 F3, mais sans boîte email. En revanche, vous bénéficiez d’Azure Active Directory Premium 1 (gestion des identités et des accès sur le Cloud et Microsoft) et de la gestion des périphériques InTune.
• La licence Microsoft 365 F3 reprend la précédente, mais y intégrant une boîte email et les applications d’Office 365 ne sont plus en lecture seule, mais en modification libre. Vous pouvez aussi mettre à jour votre système vers Windows 10 Enterprise.
• La licence Microsoft 365 E3 présente les mêmes caractéristiques qu’Office 365 E3 à la différence qu’elle fait profiter du CAL Windows Server (clé d’accès pour connecter un Serveur Windows à une licence), SCCM (pour gérer de grands parcs d’ordinateurs) et d’une mise à jour vers Windows 10 Enterprise. Pour la partie sécurité, vous avez en plus l’antivirus Windows Defender, le BitLocker (protection des données en cas de vols ou perte), l’AutoPilot (pour configurer un PC à distance et déployer les droits attribués à la personne dans la limitation par rapport à son rôle), Windows Hello Reconnaissance Faciale, Windows Defender Application Guard, Azure ADP plan 1 (MFA, donne des accès conditionnels en fonction du profil) et InTune.
• La licence Microsoft 365 E5 correspond à la précédente avec le Microsoft Teams Phone Standard et l’Audio-Conferencing intégré. Vous disposez aussi de la mise à jour vers Windows 10 Enterprise. Concernant la sécurité, on y a ajouté la partie Cloud App Sécurité, Microsoft Defender ATP et l’Azure ATP (briques de sécurité très avancée) et vous avez accès au plan 2 d’Azure ADP.

Les licences plus spécifiques

Certaines licences répondent à des besoins précis d’une entreprise.

• La licence Exchange Kiosk s’adresse aux travailleurs sans bureau fixe. Elle offre une messagerie accessible par le web. Vous pouvez y stocker jusqu’à 2 Go de données. Vous profitez aussi de son calendrier, répertoire et organisation des tâches. La sécurité vise principalement les spams et virus.
• La licence Exchange Online (Plan 1) reprend les caractéristiques précédentes en y ajoutant une augmentation de la capacité de stockage (50 Go), la possibilité d’archiver les courriels (50 Go), une expérience plus riche grâce à l’application Outlook, des règles de réception et le partage de boîtes entre utilisateurs.
• La licence Exchange Online (Plan 2) enfin propose une capacité de stockage de 100 Go et un archivage illimité. La sécurité est aussi renforcée, car elle prévient contre la fuite de données, chiffre les messages et gère les autorisations.
• La licence Project Plan 1 (Online) vous aide à diriger vos projets. Vous le planifiez aisément avec Gantt notamment, en suivez l’avancement avec des tableaux de tâches et établissez des rapports grâce aux modèles disponibles. Vos collègues peuvent aussi l’éditer.
• La licence Project Plan 3 reprend l’offre de la précédente en vous permettant d’y accéder en client riche. Vous pourrez aussi calculer le temps exact passé sur le projet, assigner les participants aux tâches définies et bénéficier d’une feuille de route interactive pour plus de visibilité.
• La licence Project Plan 5, quant à elle, vous offre la possibilité d’évaluer vos propositions de projets à l’aide de portfolios et d’optimiser vos ressources grâce à une gestion ERP intégrée.
• La licence Visio Plan 1 (Online) vous permet de créer des organigrammes, des diagrammes, plans d’étage, des procédures professionnelles, etc. Des modèles vous sont proposé pour des réalisations rapides. Vous pouvez collaborer directement avec vos collègues sur le diagramme que vous créez. L’accès se fait par le Web et vous disposez de 2 Go de stockage sur OneDrive Entreprise.
• La Visio Plan 2 inclut en plus les fonctionnalités de visualiseur de données et la prise en charge améliorée des dessins AutoCAD. Elle installe automatiquement les mises à jour de fonctionnalité et de sécurité. Vous pouvez aussi installer l’application sur PC.
• La licence Teams Meeting Room Standard vous fournit tout ce dont vous avez besoin pour mettre en place une Teams Meeting Room à savoir une salle de visioconférence physique fonctionnant avec Teams. Ainsi, la licence donne accès à :
  • Microsoft Teams
  • Skype for Business Online Plan 2
  • Microsoft Teams Phone Standard
  • InTune
• La licence Enterprise Mobility Security E3 est axée sur la sécurité autour de la mobilité et du cloud. Elle comprend notamment Azure Active Directory Premium P1, InTune, Azure Information Protection P1, Microsoft Advanced Threat Analytics (détecte les attaques, les comportements anormaux et travaille aussi en amont en mettant en lumière des failles de sécurité), Azure Rights Management (protège les fichiers et emails grâce au chiffrement, vérification d’identité et autorisations) et les droits CAL Windows Server (permet un accès aux services sur votre serveur pour le partage de fichiers, impressions).

Les add-ons

Lorsque vous aurez choisi la licence qui vous convient le mieux, vous pourrez décider de l’enrichir avec des add-on s’ils ne sont pas déjà intégrés à votre licence.

• L’add-on InTune aide à la gestion de vos appareils et applications mobiles (tablettes, ordinateurs portables, etc). Vous renforcez ainsi leur sécurité et gérez à distance les accès à vos données, réseaux et pouvez supprimer des données en cas de perte ou de vol d’appareil.
• L’add-on Microsoft Teams Phone Standard intègre la téléphonie à l’application Teams. Ainsi, vous pouvez passer et recevoir tous vos appels (externes et internes) depuis votre plateforme Teams. La version Business Voice est faite pour les utilisateurs équipés de licences Business (Basic, Standard, Apps for business, Premium). Un numéro professionnel vous est attribué sur Teams, vous recevez donc vos appels professionnels depuis l’application (et non pas sur votre numéro personnel). Vous bénéficiez des mêmes fonctionnalités qu’un système téléphonique classique, à savoir l’ID de l’appelant, une messagerie vocale, etc.

Nouveau mode d’engagement

Depuis mars 2022, Microsoft a changé les règles du jeu.

Les utilisateurs souhaitant rester engagés au mois subiront une hausse de prix de leurs licences contrairement à ceux qui auront opté pour l’engagement annuel.

Jusqu’à maintenant, les utilisateurs pouvaient changer le nombre de leurs licences à la hausse comme à la baisse quand ils le souhaitaient. Leur facturation était ajustée le mois qui suivait.

À présent, ils devront payer davantage pour conserver cette flexibilité. L’engagement annuel qui les protège de la hausse des prix comportera, elle, la contrepartie d’empêcher la suppression de licences sur l’année d’engagement. Seuls les ajouts seront autorisés.

En somme, l’arbitrage revient à la société : flexibilité ou économies. Vos effectifs changent-ils fréquemment ou les départs sont-ils le plus souvent compensés par de nouveaux arrivants ? Selon votre réponse, un mode d’engagement sera plus adapté que l’autre à vos besoins.